合规系统管理方针定义了合规系统的基本原则和目标, 旨在防止因不符合法律要求而产生各种责任风险, 避免财产和声誉方面的负面影响. 合规方针的目的是增强企业声誉, 促进诚实和道德的商业行为, 防止滥用行为的发生.
合规系统的原则
公司视其职业活动中的任何腐败行为为不可接受的. 对腐败的零容忍意味着对代表公司或为其利益直接或间接行事的任何人, 无论是个人还是通过任何中介机构, 都严格禁止腐败行为. 腐败行为对社会的后果包括: 声誉风险的显著增加, 政府机构和交易对方对公司的信任降低; 无法在违法行为导致的合同下获得履行; 根据公司所在国家的法律, 可能采取刑事, 民事或行政责任措施.
腐败行为对员工的后果包括: 可能被施加纪律处分, 包括解雇; 根据公司所在国家的法律, 可能采取刑事, 民事或行政责任措施.
合规系统工具
合规系统的原则通过在公司的当前活动中实施和应用以下工具来实施: 对公司的风险评估. 公司实施并确保对威胁合规系统的风险进行持续识别和评估, 确定不符合既定要求的原因和后果.
公司在合规系统领域的内部规定包括: 公司财务经济活动内部控制规定, 公司道德行为准则; 公司对合作方进行强制性审查的规定, 公司合规政策, 公司合规反腐败法规定, 与合作方的合同中的反腐败条款. 根据评估结果并为了降低风险, 公司在合规系统领域的内部规定应该: 反映公司在合规系统领域的价值观, 包含违规行为的责任条款.
雇员政策
人员的培训和评估. 公司在招聘时按照职业适应性标准实施评估程序, 同时在晋升职位的过程中按照适用法规的要求进行评估. 公司制定并实施针对所有员工的合规培训计划. 培训计划根据员工在特定风险方面的接触程度来制定. 在履行职责时, 公司的管理人员和员工必须独立于影响公司或个人的利益冲突.
确保合规系统运作的人员. 负责合规系统任务的员工包括法律部门的员工, 高级管理人员以及公司总经理直接指派的人员. 履行内部控制职能的员工向总经理提供所有要求的信息和文件, 以确保交易的可靠记账, 并遵循总经理关于完善公司内部控制系统的指示.
与对手方的关系
公司对每个潜在商业伙伴进行审核, 无论是在谈判阶段还是在合作期间. 对商业伙伴的审核应该考虑到与其业务活动特点相关的风险. 商业伙伴的审核至少应考虑并评估以下方面: 法律能力/资格, 偿债能力, 所在国家, 实益所有人, 组织结构, 商业声誉, 与政府机构, 组织, 官员的联系. 根据审核结果, 公司可以根据适用法律规定的程序, 以及合同中的规定, 解除与商业伙伴的合同关系或终止合同关系.
