Uyum sistemi yönetimi alanındaki politika, yasal gerekliliklere uyulmaması nedeniyle çeşitli sorumluluk türlerine yol açma risklerini, olumsuz mülkiyet ve itibar sonuçlarını önlemeye yönelik uyum sisteminin temel ilke ve hedeflerini tanımlar. Uyum politikasının amacı, ticari itibarı güçlendirmek, dürüst ve etik iş davranışını teşvik etmek ve suistimali önlemektir.
Uyum Sisteminin İlkeleri
Şirket, profesyonel faaliyetleri sırasında yolsuzluk uygulamalarının her türlü tezahürünü kabul edilemez olarak değerlendirir. Yolsuzluğa karşı hoşgörüsüzlük, şirket adına veya çıkarları doğrultusunda doğrudan veya dolaylı olarak, şahsen veya herhangi bir aracı vasıtasıyla hareket eden kişiler için katı bir yasak anlamına gelir. Yolsuzluk eylemlerinin toplum açısından sonuçları arasında şunlar yer alır: önemli itibar riskleri, devlet kurumları ve karşı taraflar nezdinde güvenin azalması; yasadışı eylemler sonucunda akdedilen sözleşmeler kapsamında performans elde edilememesi, şirketin faaliyet gösterdiği ülkelerin mevzuatına uygun olarak cezai, hukuki veya idari sorumluluk tedbirlerinin uygulanması. Çalışanlar için yolsuzluk eylemlerinin sonuçları şunları içerir: işten çıkarma da dahil olmak üzere disiplin tedbirlerinin uygulanması, şirketin faaliyet gösterdiği ülkelerin mevzuatına uygun olarak cezai, hukuki veya idari sorumluluk tedbirlerinin uygulanması.
Uyumluluk Sistemi Araçları
Uyum sisteminin ilkeleri, şirketin mevcut faaliyetlerinde aşağıdaki araçların uygulanması ve uygulanması yoluyla hayata geçirilir: şirketin risk değerlendirmesi. Şirket, uyum sistemini tehdit eden risklerin sürekli olarak tanımlanmasını ve değerlendirilmesini, belirlenen gerekliliklere uyulmamasının nedenlerinin ve sonuçlarının belirlenmesini uygular ve sağlar. Şirketin uyum sistemi alanındaki iç düzenlemeleri: Şirketin mali ve ekonomik faaliyetleri üzerindeki iç kontrol yönetmeliği, kurumsal etik kuralları; şirketin karşı taraflarının zorunlu olarak doğrulanmasına ilişkin yönetmelik, şirketin uyum politikası, şirketin yolsuzlukla mücadele mevzuatına uyum yönetmeliği, karşı taraflarla yapılan sözleşmelerdeki yolsuzlukla mücadele maddeleri. Değerlendirme sonuçlarını dikkate alarak ve riskleri azaltmak amacıyla, şirketin uyum sistemi alanındaki iç düzenlemeleri: şirketin uyum sistemi alanındaki değerlerini yansıtmalı, ihlallere ilişkin sorumluluğa dair hükümler içermelidir.
Çalışan Politikası
Personelin eğitimi ve değerlendirilmesi. Şirket, bir işe başvururken mesleki uygunluk standartlarına göre ve ayrıca yürürlükteki mevzuatın gerekliliklerine uygun olarak kariyer terfi prosedürleri çerçevesinde değerlendirme prosedürleri uygular. Şirket, tüm çalışanlar için uyum eğitim programları geliştirmekte ve uygulamaktadır. Eğitim programları, çalışanların belirli risklere maruz kalma düzeyine göre oluşturulur. Şirket yöneticileri ve çalışanları, resmi görevlerini yerine getirirken, şirketi veya kendilerini kişisel olarak etkileyen çıkar çatışmalarından bağımsız olmalıdır. Uyum sisteminin işleyişini sağlayan personel. Uyum sistemi alanında görev alan çalışanlar arasında hukuk departmanı çalışanları, üst yönetim ve doğrudan şirket genel müdürü yer alır. İç kontrol işlevlerini yerine getiren çalışanlar, işlemlerin güvenilir bir şekilde muhasebeleştirilmesi amacıyla genel müdüre talep edilen tüm bilgi ve belgeleri sağlar ve genel müdürün şirketin iç kontrol sistemindeki iyileştirmelere ilişkin talimatlarıyla yönlendirilir.
Karşı Taraflarla İlişkiler
Şirket, hem müzakere aşamasında hem de işbirliği süresi boyunca her muhtemel iş ortağı üzerinde kontroller gerçekleştirir. İş ortağının doğrulanması, iş ortağının ticari faaliyetlerinin özellikleriyle ilişkili riskler dikkate alınarak gerçekleştirilmelidir. Bir iş ortağının doğrulanması asgari olarak şunları dikkate almalı ve değerlendirmelidir: yasal kapasite / kapasite, ödeme gücü, ülke, intifa hakkı sahibi, organizasyon yapısı, ticari itibar, devlet kurumları, kuruluşlar, yetkililerle iletişim. Denetim sonuçlarına dayanarak şirket, yürürlükteki yasalar ve doğrudan sözleşme tarafından belirlenen prosedüre uygun olarak bir iş ortağıyla sözleşmeye dayalı ilişkilerden çekilebilir veya sözleşmeye dayalı ilişkileri feshedebilir.
